AGENCIA
Y SUCURSALES EN MONEDA LOCAL
1.1 ANTECEDENTES
El crecimiento de una empresa debe ser producto
de una cuidadosa planeación estratégica, en la cual se tomen en cuenta todos
los elementos del entorno que puedan afectarla en el futuro. Una etapa inicial de
crecimiento consiste en el incremento de la capacidad productiva de la entidad;
este tipo de crecimiento interno
consiste en la adquisición de maquinaria capaz de incrementar la
productividad, la ampliación de la planta productiva, contratación de más empleados,
diversificación de las líneas de productos, etc.
En una etapa posterior, el espacio físico de la
empresa limita el crecimiento interno y el desplazamiento de los productos
hacia el consumidor ocasiona “cuellos de botellas”, aumentando los costos de
distribución. Esta situación origina el crecimiento hacia afuera, mediante la
creación de otras plantas o centros de distribución ubicados ya sea en la misma
localidad o en regiones diferentes en donde se encuentra la planta principal de
la empresa. Existen, en forma general dos opciones para este tipo de
crecimiento: Agencias o Sucursales.
Las agencias y sucursales son los medios
para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna
distancia de la oficina central.
1.2 DEFINICION DE AGENCIA
La agencia puede definirse como una oficina,
propiedad de una empresa localizada en un lugar distante a ésta, con el objeto
de servir de intermediaria entre la empresa y sus clientes, en forma totalmente
dependiente de ésta. Por esta razón y por las ventajas que ello conlleva, el
establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo
y crecimiento empresarial.
1.3 DEFINICION DE SUCURSAL
Es una sala de ventas o tienda creada por una
compañía, en un lugar diferente a ésta, con el objeto de incrementar sus
ventas. La sucursal actúa en forma semi-indepndiente a la empresa que la creó.
Esta opción es utilizada por el productor o distribuidor cuando desea tener un
mayor control de los puntos de venta de sus productos, así como tener más
acercamiento con los clientes.
1.4 DIFERENCIA ENTRE AGENCIA Y SUCURSALES
Las agencias como las sucursales son medios
para proyectar la organización de ventas en territorios situados a distancia de
la oficina central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la
sucursal defieren en cuanto a su organización, administración y control. Las
diferencias entre agencias y sucursales son:
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AGENCIAS
|
SUCURSALES
|
a
b
c
d
e
f
|
Tienen surtido de
muestras para que vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer
entregas a los clientes, los pedidos se envían a la casa central y ésta los
sirve.
Los créditos son
concedidos por la casa central, las cuentas por cobrar se llevan en libros de
la central que efectúa los cobros.
La casa central
provee un fondo fijo a la agencia, la cual lo remite a medida que la agota.
Solo
el Gerente de la casa central autoriza el pago de cheques de la agencia.
No
posee cuenta bancaria.
No
necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble, anota en libros
de caja.
|
Mantienen existencias
de mercancías, la mayor parte son obtenidas de la casa central, las entregas
se hacen de las existencias de la sucursal y la misma puede comprar a
terceros.
Los créditos son
concedidos por la sucursal, las cuentas por cobrar se llevan en libros de la
sucursal, ésta efectúa los cobros.
Todos
los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local.
En
la sucursal el Gerente de la misma autoriza el pago de cheques de la
sucursal.
Posee
cuenta bancaria.
Lleva
un juego completo de libros de contabilidad.
|
1.5 CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES DE UNA
AGENCIA
Una agencia, no necesita llevar registros
contables, solamente los necesarios para mantener los fondos suficientes para
efectuar sus gastos, los cuales debe liquidar a la casa central; sin embargo,
la casa central podría estar interesada en saber si cada una de sus agencias está
siendo rentable en sus operaciones o no, razón por la cual opta por llevar
cuentas especiales para cada agencia.
EJERCICIO
NO.1
La empresa “Qué nos Pasa” comercializadora de
productos farmacéuticos, en el mes de febrero abrió una agencia en la cabecera
departamental de Izabal y, para el efecto decide llevar sus registros contables
de tal forma que pueda determinar la utilidad o la pérdida que la misma
obtiene. Durante el primer mes de operación se efectúan las siguientes transacciones:
1. Se
envían muestras a la agencia por un costo de Q 5,000.00
2. La
casa central le remite un cheque a la nueva agencia, con el objeto de
establecer un fondo fijo para sufragar los gastos de la agencia por un monto de
Q 4,500.00.
3. La
agencia coloca un pedido a un cliente por la suma de Q 14,000.00 y le notifica
a la casa central para que ésta lo despache y para que autorice el crédito.
4. El
costo de ventas del mes, según el registro auxiliar que se lleva para el
efecto, asciende a la suma de Q 10,000.00
5. La agencia
notifica sus desembolsos a la casa central, remitiendo los correspondientes
comprobantes. La casa central emite un cheque a favor de la agencia para
nivelar el fondo por el valor de Q 2,600.00
6. La
casa central efectuó gastos correspondientes a la agencia por la suma de Q
4,800.00
7. Al
final del mes, la casa central desea saber el resultado de las operaciones
efectuadas por la agencia Izabal.
Se
pide:
Efectuar los registros
contables.
SOLUCION
LIBRO
DIARIO
CASA
CENTRAL
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P#1
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Muestras en la agencia Izabal
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Q 5,000.00
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|
Inventarios
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Q 5,000.00
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|
Para registrar el valor de las
|
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|
Muestras enviadas a la
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|
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Agencia de Izabal
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Q 5,000.00
|
Q 5,000.00
|
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P#2
|
|
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|
Fondo Fijo Agencia Izabal
|
Q 4,500.00
|
|
|
Caja y Bancos
|
|
Q 4,500.00
|
|
Para registrar el valor del
|
|
|
|
Fondo fijo remitido a la
|
|
|
|
Agencia Izabal para sufragar
|
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|
Sus gastos
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Q 4,500.00
|
Q 4,500.00
|
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P#3
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|
Cuentas por cobrar
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Q 14,000.00
|
|
|
Ventas de la agencia Izabal
|
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Q 14,000.00
|
|
Para registrar las ventas
|
|
|
|
Efectuadas por la agencia Izabal
|
|
|
|
Durante el mes
|
Q 14,000.00
|
Q 14,000.00
|
|
P#4
|
|
|
|
Costo de ventas agencia Izabal
|
Q 10,000.00
|
|
|
Inventarios
|
|
Q 10,000.00
|
|
Para registrar el costo de ventas
|
|
|
|
Incurrido durante el mes por la
|
|
|
|
Agencia Izabal.
|
Q 10,000.00
|
Q 10,000.00
|
|
P#5
|
|
|
|
Gastos de la Agencia
|
Q2,600.00
|
|
|
Caja y Bancos
|
|
Q 2,600.00
|
|
Para registrar los gastos incurridos
|
|
|
|
Por la agencia Izabal durante
|
|
|
|
febrero
|
Q 2,600.00
|
Q 2,600.00
|
|
P#6
|
|
|
|
Gastos de la agencia
|
Q 4,800.00
|
|
|
Caja y Bancos
|
|
Q 4,800.00
|
|
Para registrar los gastos incurridos
|
|
|
|
Por la agencia Izabal
|
Q 4,800.00
|
Q 4,800.00
|
|
P#7
|
|
|
|
Ventas de la agencia Izabal
|
Q 14,000.00
|
|
|
Pérdidas y ganancias
|
Q
3,400.00
|
|
|
Costo de ventas Agencia
|
|
Q 10,000.00
|
|
Izabal
|
|
|
|
Gastos de la Agencia
|
|
Q
7,400.00
|
|
Para registrar el resultado de las
|
|
|
|
Transacciones efectuadas por la
|
|
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|
Agencia Izabal durante febrero
|
Q 17,400.00
|
Q 17,400.00
|
Bibliografía:
Contabilidad VI, Parte 1, Lic. Mario Leonel
Perdomo Salguero.
