AGENCIAS Y SUCURSALES EN MONEDA LOCAL

AGENCIA Y SUCURSALES EN MONEDA LOCAL

1.1 ANTECEDENTES

El crecimiento de una empresa debe ser producto de una cuidadosa planeación estratégica, en la cual se tomen en cuenta todos los elementos del entorno que puedan afectarla en el futuro. Una etapa inicial de crecimiento consiste en el incremento de la capacidad productiva de la entidad; este tipo de crecimiento interno  consiste en la adquisición de maquinaria capaz de incrementar la productividad, la ampliación de la planta productiva, contratación de más empleados, diversificación de las líneas de productos, etc.

En una etapa posterior, el espacio físico de la empresa limita el crecimiento interno y el desplazamiento de los productos hacia el consumidor ocasiona “cuellos de botellas”, aumentando los costos de distribución. Esta situación origina el crecimiento hacia afuera, mediante la creación de otras plantas o centros de distribución ubicados ya sea en la misma localidad o en regiones diferentes en donde se encuentra la planta principal de la empresa. Existen, en forma general dos opciones para este tipo de crecimiento: Agencias o Sucursales.

Las agencias y sucursales son los medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.

1.2 DEFINICION DE AGENCIA

La agencia puede definirse como una oficina, propiedad de una empresa localizada en un lugar distante a ésta, con el objeto de servir de intermediaria entre la empresa y sus clientes, en forma totalmente dependiente de ésta. Por esta razón y por las ventajas que ello conlleva, el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

1.3 DEFINICION DE SUCURSAL

Es una sala de ventas o tienda creada por una compañía, en un lugar diferente a ésta, con el objeto de incrementar sus ventas. La sucursal actúa en forma semi-indepndiente a la empresa que la creó. Esta opción es utilizada por el productor o distribuidor cuando desea tener un mayor control de los puntos de venta de sus productos, así como tener más acercamiento con los clientes.

1.4 DIFERENCIA ENTRE AGENCIA Y SUCURSALES

Las agencias como las sucursales son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a distancia de la oficina central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la sucursal defieren en cuanto a su organización, administración y control. Las diferencias entre agencias y sucursales son:

	AGENCIAS	SUCURSALES
a b c d e f	Tienen surtido de muestras para que vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer entregas a los clientes, los pedidos se envían a la casa central y ésta los sirve. Los créditos son concedidos por la casa central, las cuentas por cobrar se llevan en libros de la central que efectúa los cobros. La casa central provee un fondo fijo a la agencia, la cual lo remite a medida que la agota. Solo el Gerente de la casa central autoriza el pago de cheques de la agencia. No posee cuenta bancaria. No necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble, anota en libros de caja.	Mantienen existencias de mercancías, la mayor parte son obtenidas de la casa central, las entregas se hacen de las existencias de la sucursal y la misma puede comprar a terceros. Los créditos son concedidos por la sucursal, las cuentas por cobrar se llevan en libros de la sucursal, ésta efectúa los cobros. Todos los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local. En la sucursal el Gerente de la misma autoriza el pago de cheques de la sucursal. Posee cuenta bancaria. Lleva un juego completo de libros de contabilidad.

1.5 CONTABILIZACION DE LAS OPERACIONES DE UNA AGENCIA

Una agencia, no necesita llevar registros contables, solamente los necesarios para mantener los fondos suficientes para efectuar sus gastos, los cuales debe liquidar a la casa central; sin embargo, la casa central podría estar interesada en saber si cada una de sus agencias está siendo rentable en sus operaciones o no, razón por la cual opta por llevar cuentas especiales para cada agencia.

EJERCICIO NO.1

La empresa “Qué nos Pasa” comercializadora de productos farmacéuticos, en el mes de febrero abrió una agencia en la cabecera departamental de Izabal y, para el efecto decide llevar sus registros contables de tal forma que pueda determinar la utilidad o la pérdida que la misma obtiene. Durante el primer mes de operación se efectúan las siguientes transacciones:

1.    Se envían muestras a la agencia por un costo de Q 5,000.00

2.    La casa central le remite un cheque a la nueva agencia, con el objeto de establecer un fondo fijo para sufragar los gastos de la agencia por un monto de Q 4,500.00.

3.    La agencia coloca un pedido a un cliente por la suma de Q 14,000.00 y le notifica a la casa central para que ésta lo despache y para que autorice el crédito.

4.    El costo de ventas del mes, según el registro auxiliar que se lleva para el efecto, asciende a la suma de Q 10,000.00

5.    La agencia notifica sus desembolsos a la casa central, remitiendo los correspondientes comprobantes. La casa central emite un cheque a favor de la agencia para nivelar el fondo por el valor de Q 2,600.00

6.    La casa central efectuó gastos correspondientes a la agencia por la suma de Q 4,800.00

7.    Al final del mes, la casa central desea saber el resultado de las operaciones efectuadas por la agencia Izabal.

Se pide:

        Efectuar los registros contables.

SOLUCION

LIBRO DIARIO

CASA CENTRAL

	P#1
	Muestras en la agencia Izabal	Q 5,000.00
	Inventarios		Q 5,000.00
	Para registrar el valor de las
	Muestras enviadas a la
	Agencia de Izabal	Q 5,000.00	Q 5,000.00
	P#2
	Fondo Fijo Agencia Izabal	Q 4,500.00
	Caja y Bancos		Q 4,500.00
	Para registrar el valor del
	Fondo fijo remitido a la
	Agencia Izabal para sufragar
	Sus gastos	Q 4,500.00	Q 4,500.00
	P#3
	Cuentas por cobrar	Q 14,000.00
	Ventas de la agencia Izabal		Q 14,000.00
	Para registrar las ventas
	Efectuadas por la agencia Izabal
	Durante el mes	Q 14,000.00	Q 14,000.00
	P#4
	Costo de ventas agencia Izabal	Q 10,000.00
	Inventarios		Q 10,000.00
	Para registrar el costo de ventas
	Incurrido durante el mes por la
	Agencia Izabal.	Q 10,000.00	Q 10,000.00
	P#5
	Gastos de la Agencia	Q2,600.00
	Caja y Bancos		Q 2,600.00
	Para registrar los gastos incurridos
	Por la agencia Izabal durante
	febrero	Q 2,600.00	Q 2,600.00
	P#6
	Gastos de la agencia	Q 4,800.00
	Caja y Bancos		Q 4,800.00
	Para registrar los gastos incurridos
	Por la agencia Izabal	Q 4,800.00	Q 4,800.00
	P#7
	Ventas de la agencia Izabal	Q 14,000.00
	Pérdidas y ganancias	Q   3,400.00
	Costo de ventas Agencia		Q 10,000.00
	Izabal
	Gastos de la Agencia		Q   7,400.00
	Para registrar el resultado de las
	Transacciones efectuadas por la
	Agencia Izabal durante febrero	Q 17,400.00	Q 17,400.00

Bibliografía: Contabilidad VI, Parte 1, Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero.